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Fiche de paie dans la fonction publique : quelles sont les règles ?

Aucun texte ne définit les mentions obligatoires du bulletin de paie des agents de la fonction publique. Toutefois, il est recommandé aux administrations d'établir des bulletins de paie aussi complets que pour les salariés de droit privé et de tenir compte des mêmes règles de présentation. Seuls, les composants de la rémunération et les cotisations auxquelles cette rémunération est soumise sont définis par les textes.

Composition de la rémunération et cotisations

La rémunération comprend, selon la situation individuelle et professionnelle de l'agent :

Elle est soumise aux cotisations suivantes à la charge de l'agent :

  • Régime de retraite de base (CNRACL ou pensions civiles et militaires)

  • Régime de retraite complémentaire (Rafp)

  • CSG

  • CRDS

  • Maladie, maternité, invalidité, décès

  • Régime de retraite de base (Cnav)

  • Régime de retraite complémentaire (Ircantec)

  • CSG

  • CRDS

Rubrique du bulletin de paie

Le bulletin comporte au moins les informations suivantes :

  • Nom et adresse de l'employeur, et éventuellement le service d'affectation de l'agent

  • Identifiants de l'employeur auprès de l' Insee : code APE et n° Siret

  • Nom, grade, échelon et indice majoré détenu par l'agent

  • Période et nombre d'heures de travail auxquels se rapporte la rémunération

  • Traitement de base et autres composants de la rémunération selon la situation de l'agent

  • Montant de la rémunération brute

  • Montant, assiette et taux des cotisations à la charge de l'agent et de l'administration employeur

  • Nature et montant des autres versements (prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels notamment) et retenues (saisie sur salaire par exemple)

  • Montant de la rémunération nette effectivement reçue par l'agent

  • Date de paiement de cette somme

  • Montant total versé par l'administration employeur (rémunération brute + cotisations à la charge de l'administration employeur)

  • Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr.

Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable (égal à la somme de la rémunération nette, de la CRDS et de la part de la CSG non déductible de l'impôt sur le revenu).

Le bulletin de paie doit être conservé par l'agent sans limitation de durée.

Dématérialisation du bulletin de paye

Dans la fonction publique d’État, les bulletins de paye et les états annuels indiquant le montant du revenu imposable perçu (remis chaque année à chaque agent) vont être progressivement dématérialisés d'ici le 1 er  janvier 2020.

Ces documents seront mis à disposition de chaque agent sous forme électronique, dans un espace numérique propre. S'il a fourni une adresse électronique valide, l'agent sera informé par message électronique de la mise à disposition sur son espace sécurisé du bulletin de paie et de l'état annuel.

Les documents enregistrés dans l'espace numérique seront conservés tout au long de la carrière de l'agent et jusqu'à la fin de la 5e  année suivant celle de son départ en retraite.

Si le fonctionnaire retraité reprend une activité au sein des services de l’État, le bulletin de paye qui lui sera remis, pour cette activité, sera conservé pendant 5 ans, puis supprimé.

La date, les conditions de mise en œuvre de la dématérialisation du bulletin de paye et la date à partir de laquelle le bulletin de paye sur support papier cessera d'être émis seront fixées, pour chaque département ministériel, par arrêté.

Les bulletins de paye et les états annuels pourront continuer à être délivrés sur support papier, sur demande :

  • à l'agent qui est dans l'incapacité d'accéder sur son lieu de travail à son espace numérique sécurisé,

  • à l'agent en congé de maladie pendant la durée de son congé.

Chaque arrêté ministériel précisera les situations professionnelles dans lesquelles les agents pourront demander à bénéficier de ces documents sur support papier et les conditions de dépôt des demandes.

À noter

les établissements publics de l’État peuvent mettre en œuvre la dématérialisation du bulletin de paie. Les conditions et le calendrier de cette mise en œuvre seront précisés par arrêté ministériel, après délibération de l'organe délibérant de l'établissement.

Aucun texte ne prévoit de disposition analogue pour les fonction publiques territoriale et hospitalière. La dématérialisation des bulletins de paie n'est donc ni obligatoire, ni interdite.